Pentingnya Bagian Arsip di Sekolah
LINTAS PUBLIK - KALIMANTAN SELATAN, Sekolah, dalam kegiatan sehari-harinya maupun kegiatan secara historis, tidak akan terlepas dari aktivitas pengarsipan. Karena itu keberadaan Unit Kearsipan sangat diperlukan.
Dengan adanya kegiatan di sekolah, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas bagian tata usaha. Salah satu komponen paling penting dalam managemen kearsipan adalah tata persuratan dan pengurusan surat, demikian disampaikan oleh Nurul Mukhlida, S. Sos.
Surat dapat diartikan sebagai sumber informasi yang penting sehingga dapat dijadikan bukti otentik. Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan kerja.
Tugas pokok bagian arsip di sekolah, contohnya madrasah adalah:
a. Melakukan pengelolaan tata persuratan dan kearsipan
b. Melakukan pelayanan pengadaan dan pemeliharaan, perlengkapan dan administrasi kerumahtanggaan.
Sedangkan fungsinya adalah:
a. Melakukan kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat dan didistribusikan ke unit pengolah dan sejak surat ditandatangani dari unit pengolah kemudian dikirim ke alamat yang dituju.
b. Melakukan pengolaan informasi tertulis yang mencakup pengaturan jenis format, penyiapan, pengaman, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Adapun tujuan dari tata persuratan adalah:
1. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.
2. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna berhasil guna.
3. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya.
4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.
Keadaan yang Diinginkan
Setiap kegiatan diperlukan bantuan data, demikian juga dalam pengambilan keputusan yang lebih popular dengan Sistem Informasi Manajemen. Tersedianya data yang lengkap akan menghasilkan keputusan secara efektif dan efesien.
Sistem di sini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada manajemen atau pengambilan keputusan. Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan.
Manajemen dalam konteks ini adalah para pimpinan yang bertugas membuat masing-masing fungsi yang ada di suatu organisasi. Arsip dalam berbagai bentuk, jenis dan tingkat fungsionalnya, merupakan salah satu sumber data. Efektivitas arsip dalam peran dan fungsinya sangat tergantung dari manajemen kearsipan yang diterapkan.
Editor : tagor
Sumber : cnn
Dengan adanya kegiatan di sekolah, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas bagian tata usaha. Salah satu komponen paling penting dalam managemen kearsipan adalah tata persuratan dan pengurusan surat, demikian disampaikan oleh Nurul Mukhlida, S. Sos.
 |
| ilustrasi |
Tugas pokok bagian arsip di sekolah, contohnya madrasah adalah:
a. Melakukan pengelolaan tata persuratan dan kearsipan
b. Melakukan pelayanan pengadaan dan pemeliharaan, perlengkapan dan administrasi kerumahtanggaan.
Sedangkan fungsinya adalah:
a. Melakukan kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat dan didistribusikan ke unit pengolah dan sejak surat ditandatangani dari unit pengolah kemudian dikirim ke alamat yang dituju.
b. Melakukan pengolaan informasi tertulis yang mencakup pengaturan jenis format, penyiapan, pengaman, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Adapun tujuan dari tata persuratan adalah:
1. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.
2. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna berhasil guna.
3. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya.
4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.
Keadaan yang Diinginkan
Setiap kegiatan diperlukan bantuan data, demikian juga dalam pengambilan keputusan yang lebih popular dengan Sistem Informasi Manajemen. Tersedianya data yang lengkap akan menghasilkan keputusan secara efektif dan efesien.
Sistem di sini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada manajemen atau pengambilan keputusan. Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan.
Manajemen dalam konteks ini adalah para pimpinan yang bertugas membuat masing-masing fungsi yang ada di suatu organisasi. Arsip dalam berbagai bentuk, jenis dan tingkat fungsionalnya, merupakan salah satu sumber data. Efektivitas arsip dalam peran dan fungsinya sangat tergantung dari manajemen kearsipan yang diterapkan.
Editor : tagor
Sumber : cnn
Tidak ada komentar