Wakil Walikota Siantar Buka Penyuluhan Kearsipan, Neslianita Sinaga : Mari Lestarikan Arsip untuk Generasi
LINTAS PUBLIK-SIANTAR, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pematangsiantar melaksanakan sosialisasi penyuluhan kearsipan kepada aparatur organisasi perangkat daerah (OPD) di gedung serba guna Bappeda, Rabu (21/3/2018) sekira pukul 09.00 WIB.
Penyuluhan ini dibuka Wakil Walikota Togar Sitorus, SE MM untuk menekankan tata kearsipan yang baik guna perlindungan dokumen kearsipan.
Dihadiri sejumlah pimpinan OPD, Wakil Walikota Togar Sitorus, SE MM menjelaskan sesuai UU No.43 Tahun 2009 arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima lembaga Negara Pemerintah Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik, organisasi masyarakat dan perorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.
Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar selain merupakan aset yang sangat penting bagi suatu organisasi juga merupakan bahan pengambilan keputusan bagi pimpinan di institusi pemerintah maupun swasta.
Dengan adanya sistem kearsipan yang teratur dan benar, pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat, dapat meminimalisir kesalahan manajemen pada organisasi pemerintah maupun swasta.
Sehubungan dengan hal itu dibutuhkan suatu kearsipan yang baik dan benar mulai dari pencipta arsip sampai dengan penyusutan.
" Harapan kedepan setiap organisasi perangkat daerah dapat melakukan penyimpanan dokumen kearsipan secara baik dan benar. Karena dokumen kearsipan merupakan darah kehidupan dan tulung punggung organisasi pemerintah dan bukti kepemilikan yang sah," harap Togar.
Sebelumnya kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, Dra. Neslianita Sinaga dalam laporannya mengatakan, maksud dan tujuan kegiatan ini untuk meningkatkan kemampuan aparatur dalam pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan, memberikan wawasan tentang jabatan fungsional pengelola kearsipan (Arsiparis) dan pelestarian arsip untuk diwariskan kepada generasi mendatang,
"Arsip ini sangat penting, dan dokumen yang diarsipkan adalah "masa depan" yang harus diwariskan kepada generasi yang akan datang. Melalui kegiatan penyuluhan ini, kita harapkan para peserta setiap intansi dapat mengelola arsipnya dengan lebih baik lagi,"pesan Neslianita.
Dalam penyuluhan kearsipan ini menghadirkan pemateri Herli Selbi Simanjuntak, SE, M.Si dari Dinas Arsip Daerah Propinsi Sumatera Utara tentang Pengelolaan Arsip Dinamis dan Pemberkasan (sistem penyimpanan arsip).
Serta Yahya Lubis,SH dengan materi Pembenahan Arsip Inaktif.
Herli Selbi Simanjuntak, SE, M.Si dalam materinya mengatakan Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat. Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa (R.J Alfaro, Presiden Panama,1937).
Bila ditinjau dari permasalahan yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip, dirinya menyimpulkan adanya arsip menumpuk, tidak jelas perbedaan antara arsip aktif dan arsip in aktif, pengelolaan arsip aktif tidak direncanakan secara khusus (serius), pengamanan informasi tidak tercapai, kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip tidak terpenuhi.
Dia menjelaskan menurut fungsinya arsip dibedakan atas 2 jenis. Pertama, Arsip Dinamis yakni arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Kedua, Arsip Statis yakni arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsunh maupun tidak langsung oleh arsip Nasional RI dan/atau lembaga negara.
" Untuk kategori arsip dinamis, pertama arsip dinamis aktif yakni arsip yang dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas. Kedua, arsip dinamis in aktif yakni arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksana tugas," ujar Herli.
Sementara Yahya Lubis,SH memaparkan pembenahan arsip inaktif. Artinya arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
" Namun kita masih menghadapi kendala, SDM belum memadai, terbatasnya sarana dan peralatan (anggaran kurang memadai ) dan kurang perhatian dari atasan," ucapnya.
Amatan kru media ini, penyuluhan kearsipan ini diwarnai sesi tanya jawab dari peserta yang antusias mendengarkan pemateri.
Penulis : franki
Editor : tagor
Penyuluhan ini dibuka Wakil Walikota Togar Sitorus, SE MM untuk menekankan tata kearsipan yang baik guna perlindungan dokumen kearsipan.
Dihadiri sejumlah pimpinan OPD, Wakil Walikota Togar Sitorus, SE MM menjelaskan sesuai UU No.43 Tahun 2009 arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima lembaga Negara Pemerintah Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik, organisasi masyarakat dan perorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.
Wakil walikota Siantar Togar Sitorus (tengah) saat membuka penyuluhan Kearsipan kepada aparatur organisasi perangkat daerah (OPD) di gedung serba guna Bappeda, Rabu (21/3/2018) |
Dengan adanya sistem kearsipan yang teratur dan benar, pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat, dapat meminimalisir kesalahan manajemen pada organisasi pemerintah maupun swasta.
Sehubungan dengan hal itu dibutuhkan suatu kearsipan yang baik dan benar mulai dari pencipta arsip sampai dengan penyusutan.
" Harapan kedepan setiap organisasi perangkat daerah dapat melakukan penyimpanan dokumen kearsipan secara baik dan benar. Karena dokumen kearsipan merupakan darah kehidupan dan tulung punggung organisasi pemerintah dan bukti kepemilikan yang sah," harap Togar.
Peserta penyuluhan Kearsipan dari aparatur organisasi perangkat daerah (OPD) saat mengikuti acara di gedung serba guna Bappeda, Rabu (21/3/2018) |
"Arsip ini sangat penting, dan dokumen yang diarsipkan adalah "masa depan" yang harus diwariskan kepada generasi yang akan datang. Melalui kegiatan penyuluhan ini, kita harapkan para peserta setiap intansi dapat mengelola arsipnya dengan lebih baik lagi,"pesan Neslianita.
Dalam penyuluhan kearsipan ini menghadirkan pemateri Herli Selbi Simanjuntak, SE, M.Si dari Dinas Arsip Daerah Propinsi Sumatera Utara tentang Pengelolaan Arsip Dinamis dan Pemberkasan (sistem penyimpanan arsip).
Serta Yahya Lubis,SH dengan materi Pembenahan Arsip Inaktif.
Herli Selbi Simanjuntak, SE, M.Si dalam materinya mengatakan Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat. Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa (R.J Alfaro, Presiden Panama,1937).
Bila ditinjau dari permasalahan yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip, dirinya menyimpulkan adanya arsip menumpuk, tidak jelas perbedaan antara arsip aktif dan arsip in aktif, pengelolaan arsip aktif tidak direncanakan secara khusus (serius), pengamanan informasi tidak tercapai, kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip tidak terpenuhi.
Dia menjelaskan menurut fungsinya arsip dibedakan atas 2 jenis. Pertama, Arsip Dinamis yakni arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Kedua, Arsip Statis yakni arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsunh maupun tidak langsung oleh arsip Nasional RI dan/atau lembaga negara.
" Untuk kategori arsip dinamis, pertama arsip dinamis aktif yakni arsip yang dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas. Kedua, arsip dinamis in aktif yakni arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksana tugas," ujar Herli.
Sementara Yahya Lubis,SH memaparkan pembenahan arsip inaktif. Artinya arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
" Namun kita masih menghadapi kendala, SDM belum memadai, terbatasnya sarana dan peralatan (anggaran kurang memadai ) dan kurang perhatian dari atasan," ucapnya.
Amatan kru media ini, penyuluhan kearsipan ini diwarnai sesi tanya jawab dari peserta yang antusias mendengarkan pemateri.
Penulis : franki
Editor : tagor
Tidak ada komentar